E-Rechnung Pflicht in Deutschland: Fristen und Checkliste

Worum es geht

Mit dem Wachstumschancengesetz hat Deutschland die E-Rechnung für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B) eingeführt. Die Regeln stehen in § 14 des Umsatzsteuergesetzes. Die Pflicht gilt nicht für Rechnungen an Privatpersonen.

Die Fristen im Überblick

Die Pflicht wird in Stufen wirksam. Für das Ausstellen gibt es Übergangsregeln.

• Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Ein E-Mail-Postfach, das solche Rechnungen annimmt, ist der erste Schritt.
• Bis 31. Dezember 2026: Rechnungen dürfen weiterhin auf Papier oder als sonstige elektronische Rechnung (zum Beispiel einfaches PDF) ausgestellt werden, bei elektronischen Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers.
• Bis 31. Dezember 2027: Diese Übergangsregel gilt weiter für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug.
• Ab 1. Januar 2028: Alle Unternehmen müssen für inländische B2B-Umsätze E-Rechnungen ausstellen.

Ausnahmen

Keine E-Rechnung ist nötig bei Rechnungen an Privatpersonen, bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, bei Fahrausweisen und bei bestimmten steuerfreien Umsätzen. Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können, sind aber in der Regel nicht verpflichtet, selbst welche auszustellen. Ob Ihr Fall unter eine Ausnahme fällt, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.

Checkliste für den Start

So bereiten Sie sich Schritt für Schritt vor:

• Einen E-Mail-Eingang für Rechnungen einrichten, der XML-Dateien und ZUGFeRD-PDFs annimmt
• Prüfen, ob Ihre Buchhaltungssoftware E-Rechnungen lesen und erstellen kann
• Eine erhaltene E-Rechnung testweise prüfen und als lesbares PDF anzeigen
• Aufbewahrung klären: das maschinenlesbare Original wird archiviert, in der Regel acht Jahre
• Das Ausstellen vor Ihrer Frist üben: eine Testrechnung als XRechnung oder ZUGFeRD erstellen und prüfen
• Stammdaten vollständig pflegen: Steuernummer oder USt-IdNr., Anschrift, bei Behörden die Leitweg-ID

• E-Rechnung prüfen
• E-Rechnung als PDF
• E-Rechnung erstellen (XRechnung)

Was passiert bei Fehlern?

Eine fehlerhafte oder formal unvollständige Rechnung kann vom Empfänger zurückgewiesen werden und in ungünstigen Fällen den Vorsteuerabzug gefährden. Deshalb lohnt es sich, E-Rechnungen vor dem Versand oder vor dem Buchen zu prüfen.

Dieser Ratgeber ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Die Fristen und Ausnahmen können sich ändern. Bitte prüfen Sie den aktuellen Stand bei Ihrer Steuerberatung oder dem Bundesfinanzministerium.

Häufige Fragen

Ab wann muss ich E-Rechnungen empfangen können?

Seit dem 1. Januar 2025. Das gilt für alle Unternehmen im Inland, auch für kleine.

Ab wann muss ich E-Rechnungen ausstellen?

Spätestens ab dem 1. Januar 2028. Für Unternehmen mit höherem Umsatz (über 800.000 Euro im Vorjahr) endet die Übergangsfrist bereits am 31. Dezember 2026.

Reicht ein PDF per E-Mail aus?

Nur noch in der Übergangszeit und mit Zustimmung des Empfängers. Danach ist eine strukturierte E-Rechnung wie XRechnung oder ZUGFeRD nötig.

Gilt die Pflicht auch für Kleinunternehmer?

Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können, sind aber in der Regel nicht verpflichtet, selbst welche auszustellen.

Weitere Ratgeber

• Was ist eine E-Rechnung?
• E-Rechnung prüfen

Die Ratgeber ersetzen keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Bei Fragen zu Ihrem Fall wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung.