Was ist eine E-Rechnung? XRechnung und ZUGFeRD einfach erklärt

Kurz erklärt

Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und die elektronische Weiterverarbeitung erlaubt. Der Standard dafür ist die europäische Norm EN 16931. Entscheidend ist das Datenformat: Die Rechnungsdaten stehen als XML, sodass die Buchhaltungssoftware Beträge, Steuersätze und Adressen direkt übernimmt.

Eine eingescannte Papierrechnung oder ein einfaches PDF ist deshalb keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Eine Ausnahme sind hybride Formate wie ZUGFeRD, bei denen das PDF eine maschinenlesbare XML-Datei enthält.

Die zwei wichtigsten Formate

In Deutschland sind vor allem zwei Formate verbreitet. Beide erfüllen die Norm EN 16931, wenn sie im passenden Profil erstellt sind.

• XRechnung: eine reine XML-Datei ohne Bildansicht. Sie ist der Standard für Rechnungen an Behörden und wird dort verlangt. Es gibt sie in zwei technischen Schreibweisen (UBL und CII). Für Menschen ist sie ohne Hilfsmittel schwer lesbar.
• ZUGFeRD (in Frankreich Factur-X): ein PDF/A-3-Dokument mit eingebetteter XML-Datei. Menschen sehen eine normale Rechnung, die Software liest die Daten aus der XML. Wichtig ist das Profil: MINIMUM und BASIC WL enthalten zu wenig und genügen nicht als vollständige E-Rechnung.

Was in einer E-Rechnung stehen muss

Die Pflichtangaben bleiben dieselben wie bei der Papierrechnung (§ 14 UStG). Neu ist die Form, nicht der Inhalt.

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Empfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers
• Ausstellungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Art der Leistung sowie Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
• Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag (oder der Hinweis auf eine Steuerbefreiung)
• Bei Rechnungen an Behörden zusätzlich die Leitweg-ID des Empfängers

Wie bekomme ich eine E-Rechnung?

Die meisten Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme können XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen. Wer kein passendes Programm hat, kann die Rechnung online erstellen. Wandlix erzeugt XRechnung (UBL) und ZUGFeRD-PDF aus Ihren Angaben und prüft das Ergebnis sofort mit dem offiziellen Prüfwerkzeug.

Eine erhaltene E-Rechnung lässt sich als lesbares PDF anzeigen, und aus einer ZUGFeRD-Datei können Sie die enthaltene XML-Datei herausziehen. Beides funktioniert ohne Anmeldung im Rahmen des täglichen Gratis-Kontingents.

• E-Rechnung erstellen (XRechnung)
• E-Rechnung als PDF
• XML aus ZUGFeRD-PDF extrahieren

Versand und Aufbewahrung

Eine E-Rechnung wird zum Beispiel per E-Mail, über ein Portal oder über eine Schnittstelle übermittelt. Ein E-Mail-Postfach reicht zum Empfang aus.

Aufbewahrt wird das maschinenlesbare Original, also die XML oder das ZUGFeRD-Dokument. Ein Ausdruck oder ein reines Bild genügt nicht. Die Aufbewahrungsfrist beträgt für Rechnungen in der Regel acht Jahre; Ihre Steuerberatung bestätigt die Frist für Ihren Fall.

Häufige Fragen

Ist ein PDF eine E-Rechnung?

Ein einfaches PDF nicht. Ein ZUGFeRD-PDF dagegen schon, wenn es im ausreichenden Profil erstellt wurde, weil darin eine maschinenlesbare XML-Datei eingebettet ist.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

XRechnung ist eine reine XML-Datei und vor allem für Behörden gedacht. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteter XML und eignet sich, wenn auch Menschen die Rechnung lesen sollen.

Muss ich die XML-Datei selbst schreiben?

Nein. Buchhaltungsprogramme und Online-Werkzeuge erzeugen die Datei aus Ihren Rechnungsangaben.

Wie prüfe ich, ob meine E-Rechnung korrekt ist?

Mit einem Validator, der die Regeln der Norm EN 16931 und der XRechnung anwendet. Wandlix nutzt dafür den offiziellen Prüfer der KoSIT.

Weitere Ratgeber

• E-Rechnung Pflicht: Fristen und Checkliste
• E-Rechnung prüfen

Die Ratgeber ersetzen keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Bei Fragen zu Ihrem Fall wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung.