E-Rechnung prüfen: so validieren Sie XRechnung und ZUGFeRD
Eine E-Rechnung kann formal fehlerhaft sein, ohne dass man es auf den ersten Blick sieht. Ein Validator prüft die Datei gegen die Regeln der Norm. So gehen Sie vor und das sind die häufigsten Fehler.
Aktualisiert am 26. Oktober 2026
Warum prüfen?
Empfänger und Behörden prüfen eingehende E-Rechnungen maschinell. Ist die Datei fehlerhaft, wird sie zurückgewiesen oder muss neu ausgestellt werden. Eine Prüfung vor dem Versand spart Rückfragen und Zeit, und eine Prüfung vor dem Buchen zeigt, ob eine erhaltene Rechnung brauchbar ist.
So prüfen Sie mit Wandlix
Die Prüfung dauert wenige Sekunden:
- Datei auswählen: eine XRechnung (XML, UBL oder CII) oder ein ZUGFeRD-PDF. Mit einem Konto können Sie bis zu 20 Dateien auf einmal prüfen.
- Die Datei wird mit dem offiziellen Validator der KoSIT und den Regeln der XRechnung geprüft. Dateien liegen nur im Arbeitsspeicher und werden nach spätestens einer Stunde gelöscht.
- Ergebnis lesen: gültig oder fehlerhaft, mit den Fehlermeldungen, den wichtigsten Rechnungsdaten und einer Zusammenfassung.
Häufige Fehler
Diese Punkte führen in der Praxis am häufigsten zu Fehlermeldungen:
- Leitweg-ID fehlt bei Rechnungen an Behörden (Käuferreferenz)
- Summen stimmen nicht: Rundungsabweichungen zwischen Positionen, Steuer und Gesamtbetrag
- Umsatzsteuer-IdNr. oder Steuernummer des Ausstellers fehlt
- Steuerkategorie passt nicht zum Steuersatz, oder der Befreiungsgrund bei steuerfreien Leistungen fehlt
- Zahlungsangaben unvollständig, zum Beispiel keine gültige IBAN
- Datum im falschen Format oder Pflichtfelder leer
- Bei ZUGFeRD: Profil zu klein (MINIMUM, BASIC WL) oder die XML ist nicht korrekt in das PDF/A-3 eingebettet
Was das Ergebnis bedeutet
Fehler müssen behoben werden, sonst gilt die Rechnung als formal ungültig. Warnungen und Hinweise sind keine Ausschlussgründe, sollten aber beachtet werden. Eine gültige Rechnung ist formal korrekt aufgebaut. Das heißt nicht, dass Beträge, Steuersätze oder Leistungsbeschreibung inhaltlich richtig sind. Eine steuerliche Prüfung ersetzt die Validierung nicht.
Weitere Werkzeuge rund um die E-Rechnung
Eine E-Rechnung lässt sich als lesbares PDF anzeigen, und aus einer ZUGFeRD-Datei können Sie die XML herausziehen. Eigene Rechnungen erstellen Sie als XRechnung oder ZUGFeRD-PDF und prüfen sie sofort.
Häufige Fragen
- Kostet das Prüfen etwas?
- Im Rahmen des täglichen Gratis-Kontingents nicht. Danach verbraucht eine Prüfung Credits, die Preise stehen auf der Preisseite.
- Werden meine Rechnungen gespeichert?
- Nein. Die Dateien liegen nur im Arbeitsspeicher des Servers in Deutschland und werden nach spätestens einer Stunde gelöscht. In Protokollen stehen keine Dateinamen oder Inhalte.
- Welche Formate kann ich prüfen?
- XRechnung als XML in den Schreibweisen UBL und CII sowie ZUGFeRD als PDF.
- Heißt gültig, dass die Rechnung steuerlich richtig ist?
- Nein. Die Prüfung stellt die formale Korrektheit nach den Regeln der Norm fest. Für steuerliche Fragen wenden Sie sich an Ihre Steuerberatung.
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Prüfen Sie eine E-Rechnung in wenigen Sekunden. Ihre Datei liegt nur im Arbeitsspeicher eines Servers in Deutschland und wird nach spätestens einer Stunde gelöscht.
Weitere Ratgeber
Die Ratgeber ersetzen keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Bei Fragen zu Ihrem Fall wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung.