Reicht ein Scan der Rechnung?

Bei einer E-Rechnung nicht. Aufzubewahren ist die strukturierte Originaldatei.

Darf ich die Datei komprimieren oder umwandeln?

Das Original muss unverändert bleiben. Umwandlungen sind für Kopien zur Ansicht gedacht.

Wer ist verantwortlich?

Das Unternehmen, das die Rechnung empfängt oder ausstellt. Die Steuerberatung hilft bei der Einrichtung.

E-Rechnung aufbewahren: Frist, Form und Archiv

Eine E-Rechnung ist erst dann ordentlich verarbeitet, wenn sie auch richtig aufbewahrt ist. Hier die wichtigsten Grundsätze.

Aktualisiert am 28. Oktober 2026

Das Original zählt

Aufzubewahren ist die E-Rechnung in ihrer maschinenlesbaren Form, also die XML-Datei oder das ZUGFeRD-Dokument. Ein Ausdruck oder ein reines Bild der Rechnung genügt nicht, weil die strukturierten Daten fehlen.

Wie lange

Für Buchungsbelege, zu denen Rechnungen gehören, gilt in der Regel eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Andere Unterlagen können kürzere oder längere Fristen haben. Ihre Steuerberatung bestätigt die Fristen für Ihren Fall.

Unveränderbar und auffindbar

Nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) muss die Datei unverändert bleiben, jederzeit lesbar sein und sich wiederfinden lassen. Das bedeutet in der Praxis:

Eine feste Ablage mit Zugriffsrechten und Datensicherung.
Keine nachträgliche Bearbeitung der Originaldatei.
Eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie Rechnungen eingehen und abgelegt werden.
Die Möglichkeit, die Rechnung lesbar darzustellen, auch nach Jahren.

Praktische Tipps

Ein paar Dinge erleichtern den Alltag:

Dateien nach Eingang prüfen und dann unverändert ablegen.
Zusätzlich eine lesbare PDF-Fassung für die interne Freigabe erzeugen, aber das Original separat aufbewahren.
Bei ZUGFeRD beide Teile (PDF und XML) zusammen halten.

Hinweis

Wandlix ist kein Archiv: Dateien werden dort nach spätestens einer Stunde gelöscht. Speichern Sie die Originaldatei selbst in Ihrer Buchhaltung oder einem geeigneten Archivsystem.

Häufige Fragen

Reicht ein Scan der Rechnung?: Bei einer E-Rechnung nicht. Aufzubewahren ist die strukturierte Originaldatei.
Darf ich die Datei komprimieren oder umwandeln?: Das Original muss unverändert bleiben. Umwandlungen sind für Kopien zur Ansicht gedacht.
Wer ist verantwortlich?: Das Unternehmen, das die Rechnung empfängt oder ausstellt. Die Steuerberatung hilft bei der Einrichtung.

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Weitere Ratgeber

Die Ratgeber ersetzen keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Bei Fragen zu Ihrem Fall wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung.