Muss ich jede E-Rechnung prüfen?

Gesetzlich ist das Prüfen nicht Ihr Ziel, aber es spart Fehler: Eine fehlerhafte Rechnung kann den Vorsteuerabzug gefährden.

Was, wenn die Rechnung fehlerhaft ist?

Bitten Sie den Aussteller um eine korrigierte Rechnung. Die Prüfmeldung hilft, den Fehler genau zu benennen.

Reicht ein PDF-Ausdruck zur Aufbewahrung?

Nein. Aufzubewahren ist die E-Rechnung in ihrer maschinenlesbaren Form.

E-Rechnung empfangen und prüfen: die Checkliste

Seit 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Das ist weniger kompliziert, als es klingt, wenn der Eingang einen festen Ablauf hat.

Aktualisiert am 28. Oktober 2026

Schritt 1: Eingangsweg festlegen

Legen Sie fest, wohin E-Rechnungen kommen sollen. Für viele Unternehmen genügt eine eigene E-Mail-Adresse für Rechnungen, zum Beispiel rechnung@ihre-firma.de. Wichtig ist, dass das Postfach XML-Dateien und PDF-Anhänge nicht blockiert oder als Spam ablegt.

Schritt 2: Format erkennen

Eingehende Dateien sehen unterschiedlich aus:

Eine reine XML-Datei ist meist eine XRechnung.
Ein PDF kann ein normales PDF oder ein ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter XML sein. Von außen sieht man das nicht.
Mehrere Dateien in einer Mail können Rechnung und Anhänge sein.

Schritt 3: Prüfen

Prüfen Sie jede Datei, bevor Sie sie buchen. Ein Prüfer zeigt, ob die Datei formal gültig ist und welche Eckdaten (Rechnungsnummer, Beträge, Aussteller) in ihr stehen. So erkennen Sie fehlerhafte Rechnungen früh und können eine korrigierte Fassung anfordern.

E-Rechnung prüfen

Schritt 4: Lesbar machen

Eine XRechnung ist ohne Hilfsmittel kaum lesbar. Lassen Sie sie als gewohntes PDF darstellen, damit Kolleginnen und Kollegen sie freigeben können. Aus ZUGFeRD-Dateien lässt sich auch die XML herausziehen, falls Ihre Software sie braucht.

Schritt 5: Weitergeben und aufbewahren

Geben Sie die Rechnung zur Freigabe und Zahlung weiter. Aufbewahrt wird die maschinenlesbare Originaldatei, in der Regel acht Jahre. Ein Ausdruck oder reines Bild genügt nicht.

Häufige Fragen

Muss ich jede E-Rechnung prüfen?: Gesetzlich ist das Prüfen nicht Ihr Ziel, aber es spart Fehler: Eine fehlerhafte Rechnung kann den Vorsteuerabzug gefährden.
Was, wenn die Rechnung fehlerhaft ist?: Bitten Sie den Aussteller um eine korrigierte Rechnung. Die Prüfmeldung hilft, den Fehler genau zu benennen.
Reicht ein PDF-Ausdruck zur Aufbewahrung?: Nein. Aufzubewahren ist die E-Rechnung in ihrer maschinenlesbaren Form.

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