Ab wann muss mein Unternehmen ausstellen?

Bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ab 2027, sonst ab 2028. Ihre Steuerberatung bestätigt den genauen Fall.

Kann ich Prüfung und Umwandlung automatisieren?

Ja, über API, MCP oder Anbindungen wie n8n und Make.

Muss das ERP E-Rechnungen selbst erzeugen?

Nicht zwingend, aber es ist der bequemste Weg. Alternativ kann ein Zusatzmodul oder ein Werkzeug die Dateien erzeugen.

E-Rechnung im Unternehmen: Prozesse, ERP und Mengen

Wer viele Rechnungen schreibt und erhält, braucht einen verlässlichen Ablauf. Hier der Überblick für Betriebe mit ERP oder eigener Rechnungsstellung.

Aktualisiert am 28. Oktober 2026

Die Fristen im Blick

Der Empfang gilt seit 2025 für alle. Für das Ausstellen gilt bis Ende 2026 eine Übergangsregel. Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr müssen ab 2027 E-Rechnungen ausstellen, kleinere Betriebe ab 2028. Planen Sie die Umstellung deshalb mit Vorlauf.

Vier Bausteine des Ablaufs

Ein tragfähiger Prozess hat diese Teile:

Eingang: zentrale Postfächer und Portale, die Dateien automatisch an die Buchhaltung geben.
Prüfung: jede Rechnung wird formal geprüft, Fehler gehen mit Meldung zurück.
Ausgang: die Software erzeugt XRechnung oder ZUGFeRD, vor dem Versand wird geprüft.
Archiv: die Originaldatei wird unveränderbar aufbewahrt, in der Regel acht Jahre.

Was im ERP zu klären ist

Viele ERP-Systeme erzeugen und lesen E-Rechnungen bereits oder per Zusatzmodul. Klären Sie: Welche Formate und Profile werden unterstützt, ist die Leitweg-ID für Behörden hinterlegt, werden Stammdaten wie Steuernummern und IBAN vollständig gepflegt und wie wird das Ergebnis geprüft.

Viele Rechnungen: Automatisieren

Bei hohen Mengen prüfen Sie nicht von Hand. Über eine Schnittstelle (API) oder einen KI-Assistenten lässt sich eine Prüfung automatisch auslösen, zum Beispiel für jede eingehende Datei oder für Stichproben vor dem Versand. Wandlix bietet dafür API, MCP-Server und Vorlagen für n8n, Make und Zapier.

Tests vor dem Start

Erzeugen Sie Testrechnungen für typische Fälle (Inland, Behörde, Gutschrift, steuerfrei) und prüfen Sie sie. Stimmen Sie mit wichtigen Kunden ab, welches Format sie annehmen.

Häufige Fragen

Ab wann muss mein Unternehmen ausstellen?: Bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ab 2027, sonst ab 2028. Ihre Steuerberatung bestätigt den genauen Fall.
Kann ich Prüfung und Umwandlung automatisieren?: Ja, über API, MCP oder Anbindungen wie n8n und Make.
Muss das ERP E-Rechnungen selbst erzeugen?: Nicht zwingend, aber es ist der bequemste Weg. Alternativ kann ein Zusatzmodul oder ein Werkzeug die Dateien erzeugen.

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Prüfen Sie eine E-Rechnung in wenigen Sekunden. Ihre Datei liegt nur im Arbeitsspeicher eines Servers in Deutschland und wird nach spätestens einer Stunde gelöscht.

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Weitere Ratgeber

Die Ratgeber ersetzen keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Bei Fragen zu Ihrem Fall wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung.