Brauche ich dafür eine neue Buchhaltungssoftware?

Nicht zwingend. Für gelegentliche Rechnungen reicht ein Erstellungswerkzeug. Bei vielen Rechnungen lohnt Software, die E-Rechnungen direkt erzeugt.

Kann ich meine alte Word- oder Excel-Rechnung weiter nutzen?

Als Datenquelle ja, Sie übertragen die Angaben. Eine einfache PDF-Rechnung ist aber noch keine E-Rechnung.

Gilt die Pflicht auch für mich als Einzelunternehmer?

Ja, sofern kein Ausnahmefall wie die Kleinunternehmerregelung vorliegt. Die Fristen finden Sie im Ratgeber zur Pflicht.

E-Rechnung für Selbstständige: so geht es ohne neue Software

Wer allein oder im kleinen Team arbeitet, braucht keine Großlösung. Mit wenigen Handgriffen entsteht eine korrekte E-Rechnung.

Aktualisiert am 28. Oktober 2026

Was Sie bereithalten sollten

Für jede Rechnung brauchen Sie dieselben Angaben:

Ihre Daten: Name, Anschrift, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Bankverbindung
Die Daten des Kunden: Name, Anschrift, gegebenenfalls Bestellnummer
Die Leistung: Beschreibung, Menge, Preis, Leistungsdatum
Den Steuersatz oder den Hinweis auf eine Befreiung

Format wählen

Fragen Sie den Kunden, was er verarbeiten kann. Unternehmen nehmen häufig ZUGFeRD, weil sie die Rechnung wie ein PDF lesen können. Behörden verlangen meist XRechnung. Im Zweifel ist ZUGFeRD mit dem Profil EN 16931 eine sichere Wahl für Unternehmen.

Rechnung erstellen

Tragen Sie die Angaben in ein Erstellungswerkzeug ein. Es rechnet die Summen, setzt die Pflichtfelder und erzeugt die Datei. Das Ergebnis lässt sich sofort prüfen.

Senden und aufbewahren

Versenden Sie die Datei als Anhang einer E-Mail. Bewahren Sie die Originaldatei auf, in der Regel acht Jahre, und führen Sie sie in Ihrer Buchhaltung mit. Ihre Steuerberatung kann bestätigen, wie sie in Ihrem Betrieb erfasst wird.

Typische Besonderheiten

Je nach Tätigkeit kommen Besonderheiten dazu:

Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus.
Bei Leistungen an Unternehmen im Ausland kann die Steuerschuld beim Empfänger liegen (Reverse Charge).
Anzahlungen und Teilrechnungen brauchen einen klaren Bezug zur Schlussrechnung.

Häufige Fragen

Brauche ich dafür eine neue Buchhaltungssoftware?: Nicht zwingend. Für gelegentliche Rechnungen reicht ein Erstellungswerkzeug. Bei vielen Rechnungen lohnt Software, die E-Rechnungen direkt erzeugt.
Kann ich meine alte Word- oder Excel-Rechnung weiter nutzen?: Als Datenquelle ja, Sie übertragen die Angaben. Eine einfache PDF-Rechnung ist aber noch keine E-Rechnung.
Gilt die Pflicht auch für mich als Einzelunternehmer?: Ja, sofern kein Ausnahmefall wie die Kleinunternehmerregelung vorliegt. Die Fristen finden Sie im Ratgeber zur Pflicht.

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Prüfen Sie eine E-Rechnung in wenigen Sekunden. Ihre Datei liegt nur im Arbeitsspeicher eines Servers in Deutschland und wird nach spätestens einer Stunde gelöscht.

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Weitere Ratgeber

Die Ratgeber ersetzen keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Bei Fragen zu Ihrem Fall wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung.