Ist jedes PDF mit XML eine ZUGFeRD-Rechnung?

Nein. Es muss ein PDF/A-3 mit passend eingebetteter XML im richtigen Profil sein.

Welches Profil soll ich nehmen?

In den meisten Fällen EN 16931. Es ist vollständig und wird von den gängigen Programmen verstanden.

Was gilt, wenn PDF und XML verschieden sind?

Die XML-Daten sind die maßgeblichen Rechnungsdaten. Abweichungen sollten Sie unbedingt vermeiden.

Kann ich ZUGFeRD an Behörden schicken?

Behörden verlangen meist die XRechnung. Ob ZUGFeRD angenommen wird, hängt vom jeweiligen Portal ab. Fragen Sie vorher nach.

ZUGFeRD: PDF mit eingebetteter XML erklärt

ZUGFeRD ist ein Hybrid: Menschen sehen eine normale Rechnung als PDF, Software liest die Daten aus einer eingebetteten XML-Datei. Das ist für viele der einfachste Einstieg in die E-Rechnung.

Aktualisiert am 28. Oktober 2026

Wie ZUGFeRD aufgebaut ist

Eine ZUGFeRD-Datei ist ein PDF im Archivformat PDF/A-3. In dieses PDF ist eine XML-Datei mit den Rechnungsdaten eingebettet. Öffnen Sie die Datei, sehen Sie die gewohnte Rechnung. Ihre Buchhaltungssoftware liest dagegen die XML aus und übernimmt Beträge, Steuersätze und Adressen ohne Abtippen.

In Frankreich und im internationalen Umfeld heißt dasselbe Format Factur-X. Beide sind inhaltlich abgestimmt.

Die Profile

ZUGFeRD kennt Profile, die festlegen, wie viele Daten in der XML stehen:

MINIMUM und BASIC WL: sehr wenige Angaben, ohne Positionen. Als vollständige E-Rechnung genügen sie nicht.
BASIC: enthält die Positionen und deckt die Mindestanforderungen ab.
EN 16931 (früher COMFORT): vollständig nach der europäischen Norm, für die meisten Fälle die richtige Wahl.
EXTENDED: zusätzliche Felder für Branchen mit besonderen Anforderungen.
XRECHNUNG: ein Profil, das den Regeln der XRechnung entspricht.

Warum viele ZUGFeRD wählen

Der Empfänger kann die Rechnung auch ohne Spezialsoftware ansehen. Wer noch nicht umgestellt hat, kann sie wie ein PDF lesen. Wer bereits automatisch verarbeitet, nutzt die XML. Dadurch eignet sich ZUGFeRD gut für Übergangszeiten und für gemischte Kundenkreise.

Typische Stolpersteine

Häufig liegt es an Kleinigkeiten:

Das Profil ist zu klein (MINIMUM oder BASIC WL).
Die XML ist nicht korrekt als Anhang ins PDF/A-3 eingebettet.
Sichtbare PDF-Rechnung und XML-Daten weichen voneinander ab. Maßgeblich sind die XML-Daten, ein Widerspruch führt zu Rückfragen.
Das PDF ist kein gültiges PDF/A-3, zum Beispiel wegen fehlender eingebetteter Schriften.

Prüfen, lesen, erstellen

Mit einem Prüfwerkzeug sehen Sie, ob Profil, Einbettung und Inhalt stimmen. Die XML lässt sich auch einzeln herausziehen, und aus Ihren Angaben können Sie online eine ZUGFeRD-Rechnung erzeugen.

Häufige Fragen

Ist jedes PDF mit XML eine ZUGFeRD-Rechnung?: Nein. Es muss ein PDF/A-3 mit passend eingebetteter XML im richtigen Profil sein.
Welches Profil soll ich nehmen?: In den meisten Fällen EN 16931. Es ist vollständig und wird von den gängigen Programmen verstanden.
Was gilt, wenn PDF und XML verschieden sind?: Die XML-Daten sind die maßgeblichen Rechnungsdaten. Abweichungen sollten Sie unbedingt vermeiden.
Kann ich ZUGFeRD an Behörden schicken?: Behörden verlangen meist die XRechnung. Ob ZUGFeRD angenommen wird, hängt vom jeweiligen Portal ab. Fragen Sie vorher nach.

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