Kann ich eine XRechnung einfach öffnen?

Als Datei sieht man nur XML-Text. Mit einem Werkzeug, das sie als lesbares PDF darstellt, sehen Sie die Rechnung in gewohnter Form.

Ist die XRechnung dasselbe wie eine E-Rechnung?

Die XRechnung ist ein Format der E-Rechnung. Daneben gibt es zum Beispiel ZUGFeRD. E-Rechnung ist der Oberbegriff.

Brauche ich für jede Behörde eine eigene Kennung?

Ja, bei öffentlichen Auftraggebern gehört die Leitweg-ID des jeweiligen Empfängers in die Rechnung. Sie bekommen sie vom Auftraggeber.

Es gilt die jeweils aktuelle Fassung der XRechnung-Spezifikation. Ein guter Prüfer weist darauf hin, wenn die Version nicht passt.

XRechnung: Aufbau, Pflichtfelder und Einsatz

Die XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen an die öffentliche Verwaltung. Sie ist eine reine XML-Datei ohne Bildansicht. Hier erfahren Sie, wie sie aufgebaut ist und worauf es ankommt.

Aktualisiert am 28. Oktober 2026

Was die XRechnung ist

Die XRechnung ist ein Datenformat für Rechnungen. Sie setzt die europäische Norm EN 16931 für Deutschland um und ergänzt sie um Regeln, die Behörden brauchen. Eine XRechnung besteht aus einer einzigen XML-Datei. Menschen sehen darin keine Rechnung wie auf Papier, die Software liest die Felder aus und übernimmt sie in die Buchhaltung.

Die Datei folgt einer festen Struktur: Kopfdaten, Verkäufer und Käufer, Zahlungsangaben, Positionen und Summen. Jedes Feld hat einen eindeutigen Namen und eine Nummer (Business Term, kurz BT). So weiß die Empfängersoftware genau, was ein Wert bedeutet.

Zwei technische Schreibweisen: UBL und CII

Dieselben Inhalte lassen sich in zwei XML-Sprachen schreiben: UBL (Universal Business Language) und CII (Cross Industry Invoice). Beide sind erlaubt. Welche Ihre Software erzeugt, spielt für den Empfänger meist keine Rolle, solange sie den Regeln der XRechnung folgt. Ein Prüfwerkzeug erkennt die Schreibweise selbst.

Welche Angaben Pflicht sind

Zu den Pflichtangaben gehören dieselben Inhalte wie bei jeder Rechnung, dazu kommen Besonderheiten der XRechnung:

Rechnungsnummer und Ausstellungsdatum
Name und Anschrift von Verkäufer und Käufer
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer des Verkäufers
Positionen mit Menge, Einzelpreis, Steuersatz und Nettobetrag
Summen: netto, Steuer, brutto und zu zahlender Betrag
Zahlungsangaben, zum Beispiel die IBAN
Die Käuferreferenz, bei Behörden die Leitweg-ID (BT-10)
Die Kennung der Spezifikation, die festlegt, nach welcher XRechnung-Version die Datei gebaut ist

Wo die XRechnung verlangt wird

Öffentliche Auftraggeber in Deutschland verlangen bei Rechnungen an Bund, Länder und Kommunen in der Regel die XRechnung. Rechnungen müssen dort über die vorgesehenen Eingangsportale eingereicht werden. Unter Unternehmen dürfen Sie XRechnung oder ZUGFeRD nutzen, solange beide Seiten sie verarbeiten können.

Erstellen und prüfen

Die meisten Buchhaltungsprogramme erzeugen XRechnungen. Wenn Sie nur gelegentlich eine brauchen, können Sie sie online aus Ihren Angaben erstellen und sofort prüfen. Prüfen Sie jede Datei vor dem Versand: Fehler wie eine fehlende Leitweg-ID oder falsche Summen führen dazu, dass der Empfänger sie zurückweist.

Häufige Fragen

Kann ich eine XRechnung einfach öffnen?: Als Datei sieht man nur XML-Text. Mit einem Werkzeug, das sie als lesbares PDF darstellt, sehen Sie die Rechnung in gewohnter Form.
Ist die XRechnung dasselbe wie eine E-Rechnung?: Die XRechnung ist ein Format der E-Rechnung. Daneben gibt es zum Beispiel ZUGFeRD. E-Rechnung ist der Oberbegriff.
Brauche ich für jede Behörde eine eigene Kennung?: Ja, bei öffentlichen Auftraggebern gehört die Leitweg-ID des jeweiligen Empfängers in die Rechnung. Sie bekommen sie vom Auftraggeber.
Welche Version gilt?: Es gilt die jeweils aktuelle Fassung der XRechnung-Spezifikation. Ein guter Prüfer weist darauf hin, wenn die Version nicht passt.

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