EN 16931, XRechnung, ZUGFeRD: wie die Standards zusammenhängen

Die Norm: EN 16931

EN 16931 ist die europäische Norm für elektronische Rechnungen. Sie legt fest, welche Angaben eine Rechnung enthält (das semantische Datenmodell) und wie sie benannt sind. Sie ist die gemeinsame Grundlage, auf der die Länder ihre Formate aufbauen.

Die Syntaxen: UBL und CII

Die Norm lässt zwei technische Schreibweisen (Syntaxen) zu, mit denen man die Daten in XML ausdrückt: UBL und CII. Man kann sich das wie zwei Sprachen vorstellen, die dasselbe sagen.

Die Formate in Deutschland

Darauf bauen die Formate auf:

• XRechnung: die deutsche Ausprägung der Norm, für Behörden gedacht, reine XML.
• ZUGFeRD: PDF/A-3 mit eingebetteter XML (CII), in mehreren Profilen.
• Factur-X: das französische Gegenstück zu ZUGFeRD, inhaltlich abgestimmt.

Die Spezifikationskennung

Jede Datei nennt, nach welcher Spezifikation sie gebaut ist (BT-24). Daran erkennen Prüfer, welche Regeln gelten. Ein Prüfwerkzeug zeigt sie an und prüft dagegen.

Prüfen nach den Regeln

Ein Validator prüft zwei Ebenen: das Schema (Aufbau der XML) und die Geschäftsregeln (zum Beispiel stimmen die Summen). Eine Datei kann das Schema erfüllen und trotzdem Regeln verletzen.

• E-Rechnung prüfen

Häufige Fragen

Muss ich diese Begriffe kennen?

Für den Alltag reicht: XRechnung für Behörden, ZUGFeRD für gemischte Kunden. Die Normen sind wichtig, damit Prüfer wissen, wonach sie prüfen.

Ist UBL besser als CII?

Nein. Beide sind gleichwertig und für den Empfänger meist unerheblich.

Was ist Factur-X?

Das französische Format mit demselben Aufbau wie ZUGFeRD. Beide sind inhaltlich abgestimmt.

Weitere Ratgeber

• Was ist eine E-Rechnung?
• XRechnung: Aufbau und Pflichtfelder
• ZUGFeRD: PDF mit eingebetteter XML
• Die wichtigsten Felder einer E-Rechnung

Die Ratgeber ersetzen keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Bei Fragen zu Ihrem Fall wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung.